保浦さんにとってシステムとの出会い、45Degree様で使っていた当時のシステムについて教えてください。

当時システムは使っておらず、Excelを使っていました。
Excelでは「見積書」や「請求書」等の計算が生じる書類を作成するために使用していました。
その時は他に手段が分からず、個々人で作成し、よしみんなに共有しよう！とかってやっていましたね〜
共有フォルダっていう考えが無く個々で管理していたので、勝手にExcelの数式が変わっていたり、書式が崩れたり、情報共有や管理に対して「課題」を感じていました。

「課題」を感じていらっしゃたExcelですが、何がキッカケで変えようと思ったのでしょうか？

社内の情報共有や管理に対して「課題」を感じていたものの解決できないまま時は過ぎていきました。
ある時、従業員の一人にコロナの疑いが出てしまい仕事を休んでもらうことになったんですがそこで「課題」の輪郭がより明確になりました。当時、必死で獲得してきた案件が社内に共有できていなくて　誰もフォローすることができず結果的に「放置」してしまっていたんです。
情報共有ができていないことで、違う部品を入荷、到着後、部品の放置が発生してしまうこともありました。その結果、問題が重なってしまいお客様にご迷惑をおかけし、申し訳ない気持ちでした。また、会社の経営者として、それを防ぐ仕組みをどう作ったらいいのか？どうやったら解決されるかわからず、問題が発生したことに自分自身、悔しかったです。

「課題」が浮き彫りになり、そこで気づいたことは「人に依存」しすぎていたなと。改善することの重要性を感じ、知人に「見積書」や「請求書」を一箇所で作成して共有や管理ができる仕組みを作れないか相談をしました。話しを聞くと「Salesforce」を使えば実現できるのではないかとのこと。
そこから知人を介して大瀧さんをご紹介いただき話しを聞きました。

半年間かけてSalesforceやboxを構築した結果、得られた成果について具体的にお聞かせください。

最初は「Salesforce」や「box」といった言葉が分からない状態からのスタートでしたが、大瀧さんから話しを聞いて使っていく内に少しずつシステムに慣れていきました。課題として「情報共有」ができていなかったので大瀧さんから、まず最初は「box」をご提案いただき段階的に改善をしていきました。当初、私含め社員みんな等しくITアレルギーがあったのですが結論「box」を導入して良かったと感じています。

「box」の導入で共有する場所は改善されたので、次に肝心な「見積書」や「請求書」の作成や管理を実現することに取り組みました。単に「見積書」や「請求書」を作成する部分最適なシステムではなく、全体の業務フローを把握した上でシステム導入をご提案いただき結果として「Salesforce」を導入しました。導入するだけではなく業種・業務フローを把握し自社に合わせてカスタマイズしていただきオリジナル設計での「Salesforce」が完成しました。

簡単に言えば、圧倒的に業務が改善されました。業務フロー自体が早くなり、案件を全て「Salesforce」に落とし込んでいるので、個人の記憶に頼ることがなくなりました。フェーズに沿った入力規則を「Salesforce」「box」に設けているので案件の管理や共有もしやすくなりました。
今後もっと属人化を解消するために、個人の入力に頼ることなくフェーズ管理の自動化でさらに属人化の解消を目指していきたいです。

システム投資をした今後のビジネス展開について具体的にお聞かせください。

システムに触れて感じた可能性と面白さを踏まえ、今後はシステムを活用した"テクノロジーカンパニー"を目指していきたいなと。いまは内製化した塗装を拡大していき遠隔でも管理できる店舗管理システムや海外への販売も可能なECサイトへの展開を考えています。